Запятая нужна, так как обособляется придаточная часть СПП, которая находится внутри главного. Главное предложение: «Наши коллеги… сразу оповестят», придаточное предложение (отвечает на вопрос «Когда?» и является придаточным обстоятельства времени): "… как только рассмотрят". Это хорошо видно, если составить схему: [-, (как только = ), =].